Hortolândia implanta sistema de digitalização de processos para reduzir uso de papel e diminuir impacto ambiental
Hortolândia adota medidas para se tornar cada vez mais um município inteligente e sustentável. Uma das iniciativas implementadas pela Prefeitura é a implantação do sistema Sequoia que digitaliza processos físicos. O objetivo é reduzir a quantidade de papéis utilizados na rotina administrativa da Prefeitura e diminuir o impacto ambiental causado pela produção e uso desse tipo de material. Processos são documentos enviados de um departamento a outro para resolução de questões administrativas, encaminhamentos de solicitações de moradores e comunicados internos.
O sistema foi criado pelo Departamento de Desenvolvimento, vinculado à Secretaria de Planejamento Urbano e Gestão Estratégica. O sistema ganhou o nome da árvore conhecida pelo porte grandioso e por ultrapassar idade centenária. A implantação do sistema foi iniciada em 2017 na Secretaria de Meio Ambiente e Desenvolvimento Sustentável. “A utilização da tecnologia digital na prestação de serviços à comunidade é uma das orientações do prefeito José Nazareno Zezé Gomes para o desenvolvimento do projeto que busca consolidar o conceito de cidade inteligente e sustentável de Hortolândia”, destaca a secretária de Meio Ambiente e Desenvolvimento Sustentável, Eliane Nascimento Oliveira.
De acordo com a engenheira agrônoma da Secretaria de Meio Ambiente e Desenvolvimento Sustentável, Alynne Danielle Sant’Anna, por meio do sistema, a secretaria oferece diferentes tipos de serviços e solicitações para a população, tais como licenciamento, fiscalização, recurso de autuações e manifestação ambiental (documento que deve ser solicitado por empresas que desempenham atividades de alto impacto ambiental para obter licença junto à Cetesb – Companhia Ambiental do Estado de São Paulo).
A abertura desses processos ainda é feita de maneira presencial no setor de Protocolo Geral da Prefeitura, que fica no Paço Municipal. Após a abertura, o andamento do processo é realizado de forma digital. “Desde 2017 até agosto deste ano, foram abertos mais de 17.000 processos digitais. No mesmo período, a quantidade de processos em papel diminuiu 73%. Em 2017 foram quase 23.000. Já neste ano, foram abertos 4.036”, destaca a engenheira agrônoma Alynne Danielle Sant’Anna.
A medida que os processos são abertos, a engenheira agrônoma Alynne Danielle Sant’Anna ressalta que o sistema contabiliza a quantidade de árvores de eucalipto que foram poupadas para a produção de celulose, que é a matéria prima do papel. De acordo com dados do Departamento de Desenvolvimento, em média um eucalipto rende de 10.000 a 20.000 mil folhas do tamanho A4. A espécie leva cerca de 15 anos para estar pronta para o corte. Desde a implantação do sistema, em 2017, até este ano, a utilização do sistema Sequoia ajudou a evitar o corte de 82 árvores de eucalipto.
A engenheira agrônoma Alynne Danielle Sant’Anna ainda ressalta que o uso do sistema Sequoia tem ajudado a Prefeitura a reduzir o consumo de energia e água, necessários para a produção do papel. Ainda de acordo com dados do Departamento de Desenvolvimento, desde que o sistema foi implantado, a Prefeitura economizou mais de 8 milhões de litros de água. Para produzir uma folha de papel A4 são necessários cerca de 10 litros de água.
Além dos benefícios ambientais, a engenheira agrônoma Alynne Danielle Sant’Anna ressalta que o sistema tem gerado benefícios para a população, uma vez que o andamento dos processos acontece de maneira mais rápida e eficaz. O sistema ainda ajuda a Prefeitura a reduzir custos. “No âmbito administrativo, o sistema possibilita que os processos tenham tramitação instantânea, e com isso não há o risco de extravio dos mesmos, além de evitar fraudes. Outros benefícios ainda são redução do volume de processos e, consequentemente, redução da quantidade de arquivo físico. Já no aspecto financeiro, com o sistema a Prefeitura economiza recursos para contratação de arquivo físico e reduz gastos em contratos de serviço de locação de impressoras”, salienta Alynne Danielle Sant’Anna.
HORTOLÂNDIA FÁCIL
A Prefeitura também disponibiliza outra ferramenta digital para diminuir a quantidade de papel utilizado em processos físicos e facilitar a vida do morador. É o site Hortolândia Fácil (CLIQUE AQUI), também implantado pelo Departamento de Desenvolvimento da Secretaria de Planejamento Urbano e Gestão Estratégica.
Por meio dele, a população pode solicitar os serviços de poda, corte, retirada e imunidade de corte de árvores que são realizados pela Secretaria Meio Ambiente e Desenvolvimento Sustentável. Esses serviços começaram a ser disponibilizados no site para a população em outubro de 2020. A solicitação de imunidade de corte é para quem deseja proteger uma árvore para que ela não seja cortada. De acordo com a engenheira agrônoma Alynne Danielle Sant’Anna, a solicitação será atendida após análise técnica que leva em conta fatores como a idade da árvore, localização, raridade, beleza ou condição de porta-sementes. Segundo dados da Secretaria de Meio Ambiente e Desenvolvimento Sustentável, desde a implantação do site, foram recebidas 1.372 solicitações desses serviços pela população.
“O site possibilita a comodidade para os munícipes darem entrada na solicitação que é feita on-line. Os munícipes também precisam colocar fotos da espécie arbórea. Assim, podemos saber com mais propriedade a urgência a ser dada à solicitação, além do gerenciamento de ações como vistoria no local, compensação ambiental, relatório de compensação, ordem de serviço de execução, replantio e outras ações”, explica Alynne.
A Secretaria de Meio Ambiente e Desenvolvimento Sustentável ainda salienta que o material e os restos (galhos, folhas, troncos e pedaços de madeira) recolhidos nos serviços de poda e corte de árvores são reutilizados na confecção de mesas e bancos para praças, jardins e parques públicos, na produção de compostagem que é entregue junto com mudas de árvores doadas para a população pelo Viveiro Municipal, e ainda encaminhado para a Cooperativa Águia de Ouro, parceira da Prefeitura, que recebe material reciclável oriundo do serviço de coleta seletiva realizado na cidade.
